Asiakastiedot – rekisteriseloste

Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Päivitetty 12.12.2022

1 Rekisterin nimi

Proxion-konsernin asiakas- ja markkinointirekisteri.

2 Rekisterinpitäjä

Proxion Oy

Ratamestarinkatu 7A

00520 HELSINKI

Y-tunnus: 1997513-1

Puh. 0207 495 400

E-mail: info(at)proxion.fi

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Mikko Oksanen

Proxion Oy

Puh. +358 40 961 9224

E-mail: mikko.oksanen(at)proxion.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä käytetään Proxion-konsernin yhtiöiden asiakassuhteiden hoitoon, asiakasviestintään sekä palvelujen tuottamisen edellyttämien yhteydenottojen mahdollistamiseen koko asiakassuhteen elinkaaren ajan. Henkilötietojen käsittely on rajoitettu siihen, mikä on tarpeellista asiakassuhteen luomiseksi, hoitamiseksi, kehittämiseksi ja palveluiden tarjoamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn tai hänen edustamansa organisaation välinen asiakassuhde, sopimus tai toimeksianto, rekisteröidyn suostumus tai muu asiallinen yhteys. Käsittelyn perusteena on myös rekisterinpitäjän oikeutettu etu eli rekisterinpitäjä pitää tietoja yllä liiketoiminnan mahdollistamiseksi.

Asiakas- ja markkinointirekisterin tietoja käytetään myös suoramarkkinointiin. Rekisteröidyille voidaan lähettää tietoa Proxionin ajankohtaisista uutisista, tapahtumista ja palveluista sähköpostilla tai postitse.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

Yrityksen nimi
Y-tunnus
Osoitetiedot
Yhteyshenkilön nimi
Puhelinnumero
Sähköposti

Lisäksi kerätään asiakassuhteen elinkaaren mukaisesti muita asiakastietoja mm. maksuehdot, toimitustiedot, laskutus, reklamaatiot, takuuasiat ja muut kaupalliset tiedot.

6 Rekisterin tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaan yhteydenottojen, tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten tai muun asiakasyhteydenpidon myötä asiakassuhteen elinkaaren eri vaiheissa. Lähtökohtaisesti tiedot saadaan rekisteröidyltä tai hänen edustamaltaan organisaatiolta tai viranomaisen julkisesti tarjoamista luetteloista (esim. Trafi).

Proxionin verkkosivuilla olevalla yhteydenottolomakkeella pyydämme yhteystietoja kuten nimi, sähköposti sekä puhelinnumero.

7 Evästekäytännöt

Sivustomme käyttää evästeitä. “Hyväksyn evästeet” -nappia painamalla hyväksyt evästeiden käytön. Evästeet tekevät sivustomme käyttämisestä helppoa, nopeaa ja käyttäjäystävällistä.

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka internet-selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeet asetetaan käyttäjän päätelaitteelle ainoastaan käyttäjän kutsuman sivuston mukana. Vain evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä. Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eikä evästeitä voi käyttää ohjelmien käyttämiseen tai haittaohjelmien levittämiseen. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla.

Evästeiden käyttökohteet ovat analytiikan, markkinoinnin, viestinnän tehostaminen. Evästeet jakautuvat alaryhmiin: toiminnalliset evästeet, tuotekehitys ja liiketoiminnan raportointi, mainonnan raportointi ja mainonnan kohdentaminen.

Käytössä on joitakin palvelun toiminnan kannalta pakollisia kolmannen osapuolen työkaluja tai liitännäisiä. Tällaisia työkaluja ovat esimerkiksi sivustoilla olevat sosiaalisten medioiden tai videopalveluiden upotukset tai sosiaalisten medioiden jako- ja tykkäystoiminnallisuudet. Tällaiset kolmannen osapuolen liitännäiset saattavat lisäksi kerätä verkkopalveluiden käyttäjistä tietoja esimerkiksi sisällön suosittelemiseksi tai kävijämäärän seuraamiseksi.

Voit halutessasi estää selaintasi käyttämästä evästeitä, poistaa tallennetut evästeet tai pyytää selaimeltasi ilmoituksen uusista evästeistä. Löydät ohjeita evästeiden poistoon osoitteesta: https://www.aboutcookies.org. Evästeiden käytön estäminen tai niiden poistaminen saattaa haitata joitakin sivustomme toimintoja.

Voit lukea lisää evästeistä ja Suomen evästevaatimuksista viestintäviraston verkkosivustolta https://www.kyberturvallisuuskeskus.fi/fi/toimintamme/saantely-ja-valvonta/luottamuksellinen-viestinta.

Varaamme oikeuden päivittää evästekäytäntöjä esimerkiksi palveluiden kehityksen tai pakottavan lainsäädännön vuoksi.

Sivuillamme on käytössä seuraavat evästeet (toimittaja ja käyttökohde):

Google Analytics: kävijäanalytiikka ja viestinnän tehostaminen
Google Ads: Markkinoinnin tehostaminen
HubSpot: Kävijäanalytiikka ja viestinnän tehostaminen
Facebook: Kävijäanalytiikka ja markkinoinnin tehostaminen

8 Rekisterin tietojen luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa Proxion-konsernin sisällä.

Lisäksi tietoja voidaan käyttää tai luovuttaa, mikäli se on tarpeen lain, säädöksen tai laillisen pyynnön johdosta sekä oikeusvaateilta puolustautumista varten.

9 Tietojen siirto kolmansiin maihin

Jotkin edellä mainituista palveluntarjoajista saattavat varmuuskopioida tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Tiedot varmuuskopioidaan, jotta tietosi olisivat turvassa myös tilanteissa, joissa pääasialliset palvelimet menevät epäkuntoon.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietyissä tilanteissa tietoja saatetaan kuitenkin siirtää lain sallimin tavoin myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle voi tapahtua erilaisten pilvipalvelujen, kuten esimerkiksi Microsoftin OneDrive -palvelun ja HubSpotin CRM -palvelun käyttämisen yhteydessä.

Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti. Palveluntarjoajina käytetään tällä hetkellä Microsoftin pilvipalvelua OneDrive sekä HubSpotin CRM -palvelua. Microsoftin tietosuojakäytäntö löytyy osoitteesta: https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacy ja HubSpotin tietosuojakäytäntö osoitteesta: https://www.hubspot.com/data-privacy/gdpr.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käyttö on ohjeistettu rekisterinpitäjän organisaatiossa. Sähköisen rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus on niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Kaikki rekisteriä käsittelevät henkilöt ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen osana työsopimusta.

Rekisteri sijaitsee rekisterinpitäjän palveluntuottajan ylläpitämässä palvelussa. Palveluntuottaja vastaa toimintaympäristön teknisestä ylläpidosta ja suojauksesta osapuolten välisen sopimuksen puitteissa.

Manuaalia asiakastietoja sisältäviä asiakirjoja (esim. tulostetut sähköpostit tai www-lomakkeet, yhteystietoluettelot) säilytetään lukittavissa kaapeissa/tiloissa. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti noudattaen tietojen hävittämisestä annettuja ohjeita.

11 Tietojen säilyttämisaika

Tietoja säilytetään rekisterissä koko asiakassuhteen elinkaaren ajan.

12 Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Tietosuoja- ja rekisteriseloste on nähtävillä Proxionin verkkosivuilla ja se voidaan toimittaa tarvittaessa erikseen rekisteröidylle.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisterissä olevat tiedot. Vapaamuotoinen tarkastuspyyntö tulee toimittaa kohdassa 3 mainitulle yhteyshenkilölle allekirjoitettuna tai vastaavalla tavalla varmennettuna.

Rekisterinpitäjä korjaa oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon. Vapaamuotoinen korjauspyyntö tulee toimittaa kohdassa 3 mainitulle yhteyshenkilölle. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien tietojen poistamista rekisteristä. Poistamispyyntö tulee toimittaa kohdassa 3 mainitulle yhteyshenkilölle allekirjoitettuna tai vastaavalla tavalla varmennettuna. Rekisterinpitäjä poistaa henkilötiedot rekisteristä kohtuullisessa ajassa rekisteröidyn sitä henkilökohtaisesti pyytäessä, mikäli lainsäädäntö, asiakassuhteen hoito, avoimet toimeksiannot, laskut tai perintätoimet ym. eivät estä tietojen poistamista.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin. Suoramarkkinointiin liittyvän kiellon voi toimittaa koska tahansa kohdassa 3 mainitulle yhteyshenkilölle tai jakelulistalta voi poistua sähköisten markkinointiviestien yhteydessä toimitettavien ohjeiden mukaisesti.