Ilmoituskanava – rekisteriseloste

Proxion Oy:n ilmoituskanavan tietosuojaseloste

 Rekisterin pitäjä

Proxion Oy

Ratamestarinkatu 7A

00520 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Mikko Oksanen

Puhelin: 040 961 9224

Sähköposti: mikko.oksanen@proxion.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ilmoituskanavalla kuka tahansa voi ilmoittaa epäilyttävästä tai havaitusta väärinkäytöksestä organisaatiossa. Ilmoitus on nimetön eikä mitään tietoja tallenneta joiden perusteella ilmoittaja olisi mahdollista tunnistaa, mikäli ilmoittaja ei itse kerro näitä tietoja.

Ilmoitus tai ilmoituksen liite voi sisältää henkilötietoja. Esimerkiksi ilmoittaja kertoa henkilön nimen, jota ilmoituksen sisältö koskee.

Ilmoitusten käsittely on lakisääteinen velvoite: Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (EU) 2019/1937, annettu 23 päivänä lokakuuta 2019, unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta.

Tietojen säilytysaika

Ilmoituksia säilytetään vain niin kauan, kuin ilmoituksen käsittely näin vaatii.

Tietojen luovuttaminen.

Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille vain sovellettavan lain sallimissa rajoissa ja laajuudessa tai rekisteröidyn erillisellä suostumuksella.

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen suojaus

Ilmoituskanavan ylläpito on ostettu palveluntarjoajalta palveluna. Tämä varmistaa, että kukaan Proxion -konsernissa ei pääse käsiksi järjestelmän tietoihin ylläpitäjän tai kehittäjän roolissa.

Vain nimetyillä ilmoitusten käsittelijöillä on oikeus päästä järjestelmään käsitellä järjestelmässä olevia tietoaj. Käsittelijöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset järjestelmässä. Kanava on suojattu, jotta järjestelmänvalvojalla ei ole pääsyä ilmoituksiin tai ilmoittajan tietoihin.

Ilmoittajasta ei tallenneta mitään tieotja järjestelmään, eillei ilmoittaja itse anna niitä ilmoituksessa. Ilmoittaja saa numerokoodin, jota käyttäen hnä voi kirjautua järjestelmään ilmoituksen käsittelyn seuraamiseksi. Tämä numerokoodi on ainut tapa muodostaa yhteys ilmoitukseen. Tämän vuoksi on numerokoodi tallennettava ilmoittajalle itselleen.